轉用 HelloClinic 毋須停診，診所可以照常接症。 遷移前先確認資料範圍、核對方法及員工上手安排，讓團隊有清晰的轉用計劃。
「新系統的功能很合適，但用了十多年的病歷，真的搬得過去嗎？」
對正在考慮更換診所管理系統的醫生和診所負責人來說，舊病歷能否繼續查閱、前台如何銜接預約，以及同事何時學會操作，往往直接影響轉用決定。
開始評估時，可以先整理三件事：現有系統有哪些資料、哪些資料需要帶到新系統，以及轉用當天如何繼續接症。 以下清單可以協助你與新舊系統供應商討論，逐步確認病歷遷移及上線安排。
封面為 AI 生成的診所接症示意圖。文中操作畫面來自 HelloClinic sandbox，所有病人及聯絡資料均為虛構，用於說明資料查閱及核對位置。
1. 先列出診所每天需要使用的資料
「搬病歷」可能包含很多不同內容。病人基本資料、歷次診症紀錄、處方、檢查報告及未來預約，各自可能有不同的儲存和匯出方式。
建議先由醫生、前台及負責對帳的同事，一起整理資料清單：
| 資料類別 | 遷移前需要確認的內容 |
|---|---|
| 病人基本資料 | 病人編號、中英文姓名、出生日期、聯絡方式及身份資料。 |
| 病歷與處方 | 診症日期、醫生、診症筆記、過敏紀錄及處方內容。 |
| 報告與附件 | PDF、照片、掃描文件，以及各檔案對應的病人或診症。 |
| 預約與跟進 | 未來預約、負責醫生、預約狀態及尚未完成的跟進事項。 |
| 收費與療程 | 未付款帳單、收退款紀錄、未完成療程及剩餘次數，如適用。 |
這份表是評估清單。每一類資料是否能夠遷移、以甚麼形式呈現，都需要根據來源資料及新系統的處理方式確認。
例如，一份舊診症紀錄，可能可以轉成可搜尋的欄位，也可能需要保留為歷史文件。兩種方式會影響日後如何查找、閱讀及使用資料，應在遷移前說清楚。
2. 向舊系統供應商確認匯出方式
知道需要哪些資料後，下一步是確認如何取得。
你可以向現有供應商查詢：
- 可以匯出哪些資料？涵蓋甚麼日期範圍？
- 匯出格式是 Excel、CSV、PDF、資料庫備份，還是其他格式？
- 附件會一併匯出，還是需要另外處理？
- 是否保留病人編號及診症編號，方便重新建立對應關係？
- 匯出需要多少時間？有沒有相關費用？
- 合約結束後，診所可以如何查閱原有紀錄？
資料匯出與備份還原是兩項不同工作。 一份能供原系統還原的備份，未必能直接匯入另一套系統；仍需確認資料格式及欄位結構。
初步評估可先使用欄位清單、格式說明或去識別化樣本。正式資料的交付方式、存取人員及處理安排，應由雙方事先確認。
3. 核對病人、病歷與附件之間的關係
遷移完成後，除了檢查資料數量，也要確認資料是否放在正確位置。
假設舊系統有一位病人，名下有多次診症及數份報告。新系統需要核對的包括：
- 病人資料是否正確，有沒有出現重複檔案。
- 歷次診症是否對應同一位病人。
- 日期、中文內容及段落是否正常顯示。
- 報告及照片是否可以開啟，並找到所屬紀錄。
- 原本留空的欄位有沒有被錯誤填入內容。
建議在正式遷移前，與供應商商定核對方法，例如比較各類紀錄數量、檢查對應關係，再抽樣閱讀內容。抽樣時可涵蓋較早期病歷、多附件紀錄、同名病人及資料較複雜的個案。
診所亦應保留完整來源備份，並確認備份可以讀取及按需要還原。發現差異時，把來源紀錄、遷移結果及待處理問題列在同一份清單，方便跟進。
下圖展示病人時間軸的查閱位置。實際核對時，應按已確認的遷移範圍檢查病歷內容、日期及附件對應，並記錄結果。
4. 安排試匯入，讓同事走一次接症流程
在可行的情況下，先以雙方確認的樣本進行試匯入，可以及早發現格式或操作問題。
試匯入後，讓醫生與前台按日常分工完成一次流程：
搜尋病人 → 查閱舊病歷 → 建立預約 → 記錄診症 → 處理收費。
這樣可以同時確認資料是否容易找到，以及同事是否知道下一步如何操作。
如果一份歷史報告已成功遷移，但醫生在覆診時仍找不到，便需要調整呈現方式或補充操作指引。把這些問題在上線前處理，有助團隊準備正式轉用。你亦可先了解 HelloClinic 的電子病歷、預約及收費功能，整理示範時希望測試的工作流程。
5. 轉用毋須停診，診所照常接症
轉用 HelloClinic 毋須停診。 我們會預先與診所確認資料遷移範圍、系統啟用時間及員工上手安排，並協調過渡期間新增或修改資料的處理方式。
診所持續接症，資料也會持續增加。第一次匯出後，舊系統可能再出現新病人、診症、付款或預約改期。因此，上線計劃需要列明：
| 安排 | 需要決定的事項 |
|---|---|
| 資料截止時間 | 正式遷移以哪個時間點的資料為準。 |
| 最後更新 | 首次匯出後新增或修改的資料如何補回。 |
| 啟用時間 | 團隊何時開始在新系統輸入新紀錄。 |
| 舊資料查閱 | 過渡期間如何查閱原有系統或備份。 |
| 問題跟進 | 由誰記錄異常、聯絡供應商及確認處理結果。 |
準備及核對所需時間會按資料量、格式及附件情況安排。診所可照常接症，同時按雙方確認的計劃完成資料核對及員工培訓。
HelloClinic 如何協助診所評估資料遷移？
HelloClinic 提供資料遷移支援，會先核對現有系統可匯出的資料、格式、欄位及附件，再確認遷移範圍及匯入安排。診所亦可在示範時討論員工分工及上手需要。
在已公開的健聯醫務中心案例中，HelloClinic 團隊協助處理多年病人資料、診症紀錄及資料結構對應。正在評估轉用的診所，可以閱讀健聯醫務中心病歷遷移案例，再按自身資料情況討論安排。
預約評估前，可以先準備這份清單
- 現有系統名稱及版本，如知道。
- 大約使用年期、病人數量及診症紀錄數量。
- 希望遷移的資料類別及日期範圍。
- 可取得的匯出格式，以及附件的儲存方式。
- 尚未完成的預約、帳單或療程需要如何銜接。
- 希望啟用新系統的時間，以及團隊培訓需要。
即使暫時未能填齊，也可以先從現有系統名稱和最希望保留的資料開始討論。初步查詢時，可先提供資料類別及格式說明，與團隊確認正式資料的交付安排。
準備更換診所系統？先了解你的資料可以如何承接
帶同現有系統名稱、可匯出格式，以及最希望改善的工作流程，與 HelloClinic 團隊討論病歷遷移、員工上手及啟用安排。診所毋須停診，可以在照常接症的同時，按計劃完成轉用。
HelloClinic 的公開方案列有免費數據遷移服務；實際適用資料及處理範圍，會在遷移前與你確認。你可先查看方案及收費，再預約示範討論需要。